A CallTec Consultingnál több, mint egy évtizedes tapasztalattal rendelkezünk digitális megoldások fejlesztésében. Az F1-P1 szolgáltatások elsősorban a flottakezelőknek nyújtanak segítséget a mindennapi folyamataik automatizálásában. 2020. novemberében új megoldással, a D1 Dokumentumkezelővel jelentünk meg a piacon.
Egy kávé mellett, kollégák között beszélgettünk arról, hogy mit láttunk a piacon 2020-ban, min változtatott a pandémia, és milyen utat jártunk be a D1 fejlesztés kapcsán. Mi kérdeztünk, a kérdéseinkre pedig Cseresnyés Gábor, a CallTec Consulting ügyvezető igazgatója válaszolt.
Mit gondolsz általánosságban arról, hogyan kellene viszonyulnia egy vállalkozásnak a digitalizációhoz?
A gazdasági élet változásait elsősorban a rövid- vagy hosszútávú eredményességi szempontok mozgatják. Nem kizárólag, hiszen például a klímavédelem, a trendiség, a social media, a társadalmi és politikai környezet stb. szintén hatással vannak erre.
A változásokkal szemben is hatnak erők, ilyenek például a megszokások, a hagyományok, az ellenérdekelt gazdasági szereplők, a változásokkal szembeni félelmek.
Minden vállalkozás a saját működési területén érvényes környezetben a saját preferenciái alapján dönt arról, hogy hogyan viszonyul a digitalizációhoz.
Nincsenek mindenkire érvényes szabályok, hiszen értelemszerűen egészen más a helyzet egy cipész vagy egy zongorakészítő, illetve egy telekommunikációs szolgáltató esetében.
A Gartner Group minden évben osztályozza, értékeli a gazdaság számos területének kiemelt szereplőit, és a következő jellegű ábrákat készít:
Az egyik tengely – hogy végletesen leegyszerűsítsem – a jelenről, a másik pedig a jövőről szól. Csak az lehet „LEADER”, aki mind a két területen nagyon jól teljesít, tehát egyrészt innovatív, ötletgazdag, jövőformáló, előre gondolkodó, másrészt pedig jól meg is tudja sütni azt a süteményt, aminek a csodálatos receptjét már megalkotta.
A digitalizáció fontos sajátossága az, hogy mind a kettőt tudja segíteni.
Ismét nagyon leegyszerűsítve: hatékonyabbá teszi a jelen üzleti folyamatait, és ezzel egyidejűleg érdemben tudja segíteni az innovációt, az új termékek bevezetését, valamint le tudja rövidíteni a piacra jutási időt (time-to-market).
És hogy a kérdésedre konkrétan is válaszoljak: szerintem 2020-ban, 2021-ben már – a fentiek miatt – minden vállalkozásnak kötelessége komolyan venni a digitalizációs kihívásokat és lehetőségeket, és a saját feltételrendszerében kiválasztani azt az utat, amely az adott vállalkozást a legjobban segíti a céljai elérésében.
A pandémia milyen hatással volt a vállalkozások életére?
Ha egy nagyon régi, de egyébként hibátlanul működő kazánnal fűtöd a házadat, akkor nem feltétlenül akarod még lecserélni. Nem szánod rá az időt, hogy végiggondold, hogy az új kazán 10%-kal magasabb hatásfoka, nagyobb üzembiztonsága, távoli vezérelhetősége stb. alapján (és még szebb is) vajon eljött-e már az idő a tervezett váltásra.
Ha viszont a kazán egyszer csak elkezd furcsa hangokat kiadni magából, sőt, néha magától ki is kapcsol, akkor a kérdés hirtelen válik szükségszerűséggé.
A pandémia a digitalizáció vonatkozásában hirtelen, kopogtatás nélkül tette ugyanezt. A gazdaság sok területén a pandémia miatt meghozott zárások, távolságtartási intézkedések a nem felkészült vállalkozások számára azonnali lépéskényszert eredményeztek.
Míg 2020 márciusa előtt a digitális átállás kérdéskörére meglehetősen nehéz volt megalapozott business case-t felállítani (hiszen a mérleg két serpenyőjébe elég nehezen számszerűsíthető tételek kerültek), addig a pandémia időszakában ez sok helyen drámaian leegyszerűsödött.
Milyen igény hívta elő, hogy dokumentumkezelőben gondolkodjunk?
A saját dokumentumkezelő rendszer kifejlesztésének gondolata már több éves, de az érdemi munka csak 2019 végén kezdődött el.
Az elsődleges igényt a saját meglévő rendszereink (F1 Flottamenedzsment Rendszer és P1 Számviteli és Pénzügyi Rendszer) generálták, mert bár szinte a kezdetektől fogva tartalmaztak ezek a rendszerek is dokumentumkezelő funkciókat, de ezek csak kis részét valósították meg a D1 Dokumentumkezelő Rendszerünk mostani funkcionalitásának.
A COVID járvány agresszív megjelenése is újabb jelentős igényeket generált a dokumentumkezelés területén.
Ehhez jöttek még hozzá a NAV Online Számla 3.0 jövő év eleji bevezetése által biztosított új automatizálási lehetőségek, egyrészt a szállítói számlák feldolgozásának, másrészt pedig az új típusú elektronikus vevői számlák kibocsátásának területén.
Kinek fog és miben segíteni a D1?
Azoknak a vállalkozásoknak segít érdemben, akik számára a digitalizáció jelentős előnyökkel járna, de még nem, vagy nem megfelelő mértékben lépték ezt meg.
A D1 képes minden dokumentumot elektronikusan kezelni, ideértve a papíralapon keletkező vagy beérkező dokumentumokat is (hiteles elektronikus másolat készítése).
A dokumentumokhoz bármikor, bárhonnan azonnal hozzá lehet férni, és ezt nagyot fejlett kereshetőség is segíti.
Mindezeket a funkciókat természetesen a kapcsolódó informatikai rendszerek is használhatják.
Kiemelten magas szintű adatbiztonságot és adatvédelmet biztosítunk.
A rugalmasan alakítható munkafolyamatok révén sok üzleti folyamat is speciális fejlesztés nélkül valósítható meg.
Kezeljük a NAV Online Számla fiókokat, ennek keretében a beérkező szállítói számlákat automatikusan érkeztetjük a D1 rendszerbe, ezeket megfelelően archiváljuk és a kapcsolódó informatikai rendszerek számára a teljes tételszintű adattartalommal együtt átadjuk.
A vevői számlákat is kezeljük, igény szerint új típusú elektronikus számlákká tudjuk alakítani ezeket, valamint menedzseljük a NAV felé történő beküldésüket is.
És mindezt cégcsoport szinten, azaz több cég vonatkozásában is biztosítjuk.
Mesélj egy kicsit a fejlesztésről!
Nem egy tipikus fejlesztés volt, az biztos, mert folyamatosan bővült a kitűzött funkcionalitás, ennek megfelelően egy dinamikusan változó szakmai tartalom mellett kellett dolgoznunk.
Informatikai szempontból kifejezetten izgalmas kihívás volt a D1 rendszer kifejlesztése, mert nagyon sok ponton kellett vadonatúj megoldásokat kidolgoznunk.
Amikor úgy indulunk neki egy adott részfunkció megvalósításának, hogy konkrétan fogalmunk sincs, hogy mi lesz ebből, majd két hét múlva egy néhány fős csapat munkájának eredményeképpen elégedetten tudunk ránézni a végeredményre, az nagyon felemelő.
Tele vagyunk továbbfejlesztési ötletekkel a D1-et illetően, így bízom benne, hogy ez a szakmai élmény még sokáig kitart.